Brexit-lektion 3: Sådan skriver du en engelsk business e-mail

Hello, hi eller dear

Måske særligt når det kommer til hilsenerne, er det svært for vores uhumske vikingeslægt at kommunikere med de formelle briter. For mens vi på dansk oftest kan slippe godt fra at bruge “Hej Peter” som vores hilsen i mailen, forholder det sig anderledes, når vi skal skrive en engelsk business e-mail.

På engelsk skriver du “Dear”. Og efter det “Dear” skal du tage stilling til, hvem du skriver til. For du skal vide, om I er på fornavn eller ej.

  • Dear Ms. Smith
  • Dear Sir

Hvis du ikke ved, om I er på fornavn, så er I det ikke. Lad din britiske kontakt tage førertrøjen, når I vil nedtone det formelle. Og når så I er på fornavn, skriver du selvfølgelig bare Dear Peter eller Hi Sophie.

Sincerely, truly eller regards

På dansk skal vi forholde os til, om det er en kærlig eller en venlig hilsen. På engelsk har vi lidt flere muligheder. Muligheder, der ligner hinanden til forveksling, og som jeg personligt kan have svært ved at huske.

I er ikke på fornavn:

  • Yours sincerely – Skrives ved “Dear Mr. Smith”
  • Yours faithfully – Skrives ved “Dear Sir/Madam”

I er på fornavn:

  • Sincerely – Kan skrives ved “Dear Peter”
  • Best wishes – Kan skrives ved “Dear Peter” eller “Hello/Hi Peter”
  • Kind regards – Kan skrives ved “Dear Peter” eller “Hello/Hi Peter”

Bemærk, at formuleringen “Best regards” ofte benyttes, men faktisk er ukorrekt. Best hører til wishes, kind hører til regards.

Umiddelbart er “Kind regards” den mest almindelige form, når vi taler business e-mail. Den rammer fint niveauet mellem formel og uformel, og selvom en e-mail er mindre formel i tonen end et brev, skal du passe på ikke at falde i fælden og blive alt for venskabelig og afslappet. Det er en arbejdsplads – og briterne er seriøse på arbejde (i hvert fald på skrift).

Opblødning i business e-mails

Selvom kommunikationen via e-mail til briterne er mere formel end på dansk, så er der over de seneste år også sket en opblødning. Måske særligt efter antallet af uformelle kommunikationsplatforme har haft sit indtog. Messenger, SMS-sprog og Slack har helt sikkert gjort sit til at bløde stivheden i den britiske business jargon.

I do not don’t mind contractions

Opblødningen kan du bland andet se ved, at det i mange mails vil være mere OK at bruge de gængse sammentrækninger, vi kender fra engelsk. Can’t, don’t, I’m, you’re, I’ll og så videre. Personligt ville jeg begrænse sammentrækningerne, hvis jeg skriver til en person, hvor jeg ønsker blot en smule formalitet. Så reglen må være, at hvis du er i tvivl, så lad være. Så skriv ordene ud.

Germanske ord formilder dit Business English

Jeg er ikke sikker på, om engelsk er mere sammensat end andre sprog. Men det slår mig ofte, at sproget har ufatteligt mange ord fra både den germanske og den romanske sprogstamme.

Det betyder – ud over at engelsk bliver et gateway-sprog, der gør det lettere at lære andre sprog – at du kan variere din tone i forskellige retninger, fordi briterne har mange synonymer på tværs af sprogstammerne. Og mellem sprogstammerne står de romanske ord for det mere formelle, mens den germanske bidrager med en mere letforståelig tone.

I business e-mails er bevægelsen lige nu, at sproget går fra at være meget romansk-præget til at være mere simpelt og derfor præget af det germanske. Når du skriver, kan du derfor overveje om du vil ramme en hverdagstone eller køre kommunikationen på de lidt højere nagler. Jeg vil altid anbefale det første – letforståeligheden bør sejre for at budskabet står klart.

Eksempler på variationer

I eksemplerne vil jeg anbefale, at du vælger den germanske version. Det er den sidste af mulighederne.

Romansk
Germansk
Annual Yearly
Appear Seem
Assemble Gather
Assist Help
Beneficial Good/Helpful
Commence Begin
Communicate Speak/Talk
Comprehend Understand
Correspond Match
Desire Wish
Educate Teach
Encounter Meet
Error Mistake
Execute Do
Inquire/Request Ask
Labor Work
Legal/Legitimate Lawful/Right
Multiple Many
Novel New
Occupation Job
Opt Choose/Pick
Perceive See
Primary First
Prior Before
Proceed Go on
Projection Forecast
Purchase Buy
Rapid Fast
Responce Answer
Terminate End

Valget af den germanske sprogstamme for at undgå overformalitet gælder ikke altid, men det er en god retningslinje. Du kan finde endnu flere variationer på wikipedia. Og hvis du har tendens til at bruge danske udtryk på engelsk, så undgå i det mindste disse seks.

 

Leave a Reply

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *