Kommunikatør! – Det skal du kunne i Excel: Pivottabel

Det er længe siden, jeg har skrevet her på bloggen, men nu er jeg stødt på noget, jeg virkelig synes alle kommunikatører bør lære sig selv – Nej, det er ikke et nyt socialt medie eller endnu et sprogligt kneb. Det er noget så banalt som Microsoft Excel. Jo mere jeg bruger programmet, desto mere kommer jeg til at holde af det. Fordi man simpelthen kan alt (sådan næsten da).

I de næste par indlæg vil jeg derfor trække dig igennem mine personlige favoritfunktioner og forklare, hvorfor de er så utroligt geniale. Jeg tillader mig at springe over de helt gængse som “=SUM”-funktionen og gennemsnitsfunktionen “=AVG”. Så hvis du er helt blank på Excel, så snup en hurtig tur forbi YouTube, og få det grundlæggende på plads.

Del 1: Den alt for nemme – Pivottabellen

Det lyder skidegodt at sige: “Det laver vi jo bare en pivottabel over”. Endnu bedre er det, at det faktisk er super nemt. Men hvad er en pivottabel og hvorfor er det smart?

Helt grundlæggende er en pivottabel et værktøj, der gør det muligt at få overblik over noget data. Selv bruger jeg det oftest, når vi evaluerer et projekt og skal finde ud af hvor mange timer, vi har brugt på det.

Jeg starter altid med en liste over de timeregistreringer, der har været på vores projekter. Vi kan trækken den ud af systemet, men du kan også lave den direkte i Excel, mens projektet kører, hvis ikke du har et fancy timeregistreringssystem. Når du har listen, markerer du den, og går i fanen “Data”, og trykker på “Pivottabel”.

Pivottabel

Excel giver dig et kontrolvindue, hvorfra du styrer, hvordan du gerne vil se dine data. Ved et simpel drag-&-drop, trækker du de overskrifter (“Field name”), som du gerne vil bruge, ned. Der kan ikke ske noget med dine tidsregistreringer her, så prøv dig lidt frem.

Pivottabel

Ovenfor har jeg valgt, at jeg gerne vil se, hvor lang tid de forskellige medarbejdere har brugt på hvert projekt. Excel har altså lavet regnestykket for os. Tak Excel. Jeg kan også se, at det har taget os 13 timer, at lave kundemagasinet, 10 timer at lave salgspræsentation, og 11 timer og 45 minutter at lave Whitepaper.

Hvis jeg skal ud hellere vil se, hvor lang tid de forskellige opgaver har taget, bytter jeg bare lidt rundt på felterne i mit kontrolvindue (se billedet nedenfor). Man kan også trykke på det lille “i” ud for hver overskrift i kontrolvinduet, og her styre, hvad det er, man gerne vil se – fx om det er gennemsnitstidsforbruget, eller det akkumulerede, som jeg har valgt ved overskriften tidsforbrug i nederste højre kvadrant.

Pivottabel

Det var sådant set det. En kraftfuldt værktøj, der er lige til at gå til.
(Vil du også spare tid på dit SoMe-arbejde? Så læs her.)

Hvornår bruger jeg ellers en pivottabel?

  • Estimere hvor lang tid et projekt tager at gennemføre.
  • Gennemgå vores studiemedarbejderes timeforbrug, så de kan få løn.
  • Få overblik over min private økonomi.
  • Hvilke dele af et projekt vi bruger meget tid på, og derudfra igangsætte udvikling.

Ja, og jeg kunne sikkert komme på flere. Og det bedste er, at ingen af dem tager mere end fem minutter at lave.

Hvad bruger du selv Excel til i dit job?

2 comments

Leave a Reply

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *