Få personer, der bruger en computer i sit professionelle virke, kommer uden om klassikeren Microsoft Word. Og selvom programmet helt bestemt er mere tilgængeligt end talknuseren Excel, kommer det alligevel bag på mig, hvor mange mennesker, der bruger Word forkert. For ja. Word kan bruges forkert.
Som kommunikationsprofessionel er Word din hammer. Og Excel er din tommestok (Lær kommunikatørens Excel-værktøjer her). I de kommende blog-indlæg vil jeg gennemgå de funktioner, jeg simpelthen ikke kan forstå, at kommunikatører stadig ikke kender. Simpelthen fordi de gør dit liv så meget nemmere.
Word Styles dropper dobbeltarbejdet
Fedter du stadig rundt med skrifttypen, -størrelsen og fed/ikke-fed, når du skal lave overskrifter? Og så det hele tilbage igen, når du skal skrive videre i din brødtekst. Så læs videre. For der er en nemmere måde – og den er lige midt i skærmen: dit Styles-panel.
Mange tror, at Styles bruges til at tilføje et bestemt design til din tekst. Det kan det bruges til. Hvis du har 0 procent øje for, hvad der er godt design. Meningen med Word Styles er altså ikke at designe din tekst, men derimod at kode din test med en beskrivelse af, hvilken type tekst, der er tale om. Med andre ord, fortæller du Word, om din tekstdel er en overskrift, underoverskrift, titel, brødtekst, citat og så videre.
Denne kodning åbner for en fandens masse geniale genveje, som vores venner bag Microsoft Word har lavet til os. For tro det eller ej – du er ikke den eneste, der har brug for at lave krydsreferencer, sidehenvisninger og indholdsfortegnelser. Alt det gennemgår jeg i et andet indlæg.
Styles styrer skifttyperne
Når du koder dine tekststykker korrekt, betyder det også, at du kan ændre dem alle sammen på én gang. Det betyder, at du aldrig mere skal holde styr på, om du skrev det sidste citat med eller uden kursiv – og hvordan var det nu med skriftstørrelsen; Var det én op eller én ned?
Når du bruger Word Styles klikker du blot på ”Quote” (eller ”Citat”, hvis du sidder med en dansk version), og koder dit tekststykke til at være et citat. Senere kan du så designe skrifttypen for citater, som du vil have den.
Det betyder, at du aldrig mere skal holde styr på, om du skrev det sidste citat med eller uden kursiv – og hvordan var det nu med skriftstørrelsen; Var det én op eller én ned?
Det samme gælder, når du laver overskrifter og underoverskrifter. Hvis du koder dem som henholdsvis Heading 1 og Heading 2 (og så fremdeles, hvis du har mange underafsnit), kan du nemt redigere dem alle senere i din skriveproces.
Husk desuden, at alt din brødtekst skal være kodet som ”Normal”.
Redigér designet for dine Styles
Når du har kodet din tekst med de rigtige Styles, kan du tage fat på at designe dem, så dit font-valg sender det helt rigtige signal til læserne. Først højreklik på den Style, du gerne vil ændre. Herefter klik ”modify”. Du vil nu se en række muligheder for at ændre designet af din Style:
- Den klassiske menu, hvor du kan ændre skrifttype, størrelse, linjeafstand og højre-/midter-/venstrejustering.
- Her ser du en eksempelvisning for de ændringer, du laver.
- Rullemenuen i bunden åbner for en verden af designmuligheder, fx ændringer til paragrafdesignet, som nok er den jeg selv bruger mest.
Ændringer i paragrafdesignet
Paragrafændringer bruger jeg fx når jeg vil styre, hvor meget linjeafstand, der skal være mellem to afsnit. Afstanden mellem afsnit styres under ”Spacing” (2). Normalt tilføjer jeg kun Spacing før afsnittet, da jeg på den måde nemmere kan styre afstanden til eksempelvis overskrifter.
Justeringer under ”Indent” (1) justerer, om teksten skal være indrykket. Under ”Special” kan du også styre, om kun første linje i et afsnit skal være rykket ind, som man typisk gør ved akademiske opgaver.
Og det hele gælder også for Headings
Når du har lavet din ”Normal” Style, sådan som du gerne vil have den, er turen kommet til dine Headings. De justeres på helt samme måde. Ved at bruge Word Styles undgår du altså at skulle valse frem og tilbage mellem skriftstørrelser og fonte, og kan bruge din tid noget, hvor du skaber værdi – fx på at skrive en god tekst.
(Fik jeg sagt, at når du bruger Heading-styles kan du lave automatiske indholdsfortegnelser og sidehenvisninger, så ikke du skal bøvle rundt med skiftende sidetal?)
Giver Words genveje dig ikke frirum nok i dagligdagen? Så hop over på Montanus’ hjemmeside, og læs hvordan vi kan hjælpe dig med det daglige kommunikationsarbejde.
