Det er moderne, at have mange bolde i luften. Og være “robust”. Og helst i skøn forening. Og uden brok. Og tak for kaffe.
Men hvordan holder man boldene flyvende, mens deadlines skyder imod dig med supersonisk hast? Hvordan holder du styr på, at du hele tiden laver det rigtige på det rigtige tidspunkt?
Hvordan jonglerer du deadlines og opgaver, så alt løses til tiden, og uden at din egen robuste stamme bliver væltet af slipstrømmen fra forbipasserende, forældede deadlines?
Drop To-Do-listen
Det lyder kontroversielt, men første skridt til at få ro på malstrømmen af manglende leverancer, er at kvitte huskelisten. To-do-listen – om den er på papir eller elektronisk – er, efter min mening, både mangelfuld og forældet.
Papirlistens styrker og svagheder
Den klassiske tjekliste på linjeret blokpapir har, som jeg ser det, kun meget få styrker:
- Den er tilgængelig – selv når din telefon er løbet tør for strøm.
- Det føles helt igennem fantastisk at sætte flueben, når noget er gennemført (faktisk så fantastisk, at jeg indimellem skrev ting på listen, jeg allerede havde lavet. Blot for at kunne krydse dem af med det samme).
Til gengæld har To-Do-listen en række svagheder:
- Dine ulæselige kragetæer er umulige for andre at afkode.
- Dine opgaver er permanente på papiret, og kan ikke flyttes rundt til en prioriteret rækkefølge.
- Din huskeseddel kan blive væk (!).
- Dine opgaver er uden tidsestimat.
- Listen giver intet visuelt overblik over hvornår, hvad skal laves. Kan én af opgaverne eksempelvis vente til næste uge?
Online tjeklister er ikke meget bedre
Selvom online to-do-lister imødekommer nogle af papirlistens svagheder, er der stadig to skelsættende problemer: Dine opgaver er stadig ikke tidsestimerede, og du har stadig ikke noget visuelt overblik over, hvornår opgaverne skal løses.
For at kunne jonglere de påtrængende forpligtelser og løse alt på det rette tidspunkt, er der brug for begge, ja, endda brug for at kombinere de to.
VIL DU BARE ARBEJDE HURTIGERE? Så optimér dine WORD-skills og SoMe-skills.
Så hvordan gør jeg det?
Faktisk sidder du givet vis med svaret lige foran dig hver eneste dag (i hvert fald hvis du, som jeg, arbejder foran en skærm). Svaret er din kalender. Outlook, iCal, eller hvad du måtte sværge til.
I stedet for at skrive huskeliste op og tjekliste ned, skal du lægge alt i din kalender. Drop To-Do-listerne og læg alt i din kalender. ALT.
Når du lægger ting i din kalender fremfor at skrive dem på en alenlang liste, tvinger du dig selv til at tage stilling til, hvor lang tid opgaven tager, og hvornår du vil lave den. Personligt skriver jeg ofte hårde deadlines ind i “Sted”-feltet, så jeg kan se det, når jeg kigger på ugeoversigten i min kalender.
“Men så rigidt kan jeg ikke arbejde! Der er jo ikke plads til alle de uventede, indskudte opgaver, som kommer hele tiden.”
Sådan siger de fleste, når jeg viser dem min ugeoversigt. Systemet betyder nemlig, at min uge er skemalagt fra kl. 8-17, fem dage i ugen. Men det er her, den elektroniske kalender sejrer over den traditionelle papirskalender.
I den elektroniske kan du helt uden problemer flytte rundt på dine “aftaler”/opgaver. Så hvis (og når) der kommer en uventet opgave, bliver man nødt til først og fremmest at vurdere, hvor højt prioriteret den er. Og hvis opgaven fx tager tre timer, bliver du enten nødt til at finde et hul i kalenderen, som kan huse tre timer, eller flytte på dine øvrige opgaver, for at skabe det hul.
Slut med overbooking og dobbeltbooking
Ved at bruge kalenderen fremfor to-do-lister mister du godt nok den der fede følelse af at strege noget på listen, men til gengæld er det slut med overbooke din tid. Du kan ikke lave to ting på én gang (nej, heller ikke dig, Girl-power-Gyda), og vil derfor heller ikke lægge to ting oveni hinanden i kalenderen. Den ene må lade livet eller blive udsat.
OVERSPRINGSHANDLER DU OGSÅ FOR MEGET? DET GØR EMIL OGSÅ…
Der er altså tale om en automatisk, men benhård prioritering af opgaver. Og hvis du ikke selv kan tage stilling til, hvilken leverance, der er vigtigst, så spørg din chef. For hun ved godt, at du – trods al din velvilje – ikke kan lave mere end én ting ad gangen. Og hun vil sikkert alligevel frabede multi-tasking, for det betyder seriøse kompromisser med kvaliteten.
Så derfor: Brug din kalender som huskeliste. Kun på den måde griber du alle de nedstyrtende bolde på alle de rigtige tidspunkter, uden at du vælter i vinden.
God fornøjelse.
PS. Fik jeg sagt, at det også fritager dit hoved fra at holde styr på en masse datoer og to-do’s, så du kan bruge din hjerne til noget mere konstruktivt?
