Ok, vi skruer lidt op for charmen og sværhedsgraden i forhold til mit (ultrakorte) Excel-kursus. Mens første skridt var den geniale og supersimple pivottabel, kræver dagens funktion en lidt mere retvinklet tunge i munden:
Del 2: Lookup-funktionen: dovenskabens funktion
Ja, det lyder ikke til at være så dårligt? At droppe noget at det manuelle slavearbejde og erstatte det med lidt Excel-magi. Så hvorfor er Lookup-funktionen egentligt så smart?
Lookup er smart, fordi den kan slå ting op for dig. Lad mig eksemplificere. I eksemplet bruger jeg “vlookup”, som står for vertical lookup. Excel skal altså bruge en vertikal liste over ting. Excels hlookup bruges på præcis samme måde – bare for horisontale lister. Men mine lister har altså en tendens til at være vertikale… Nå, men eksemplet:
Eksempel: Få styr på CRM
Vi skal have styr på vores kontakter, og jeg vil derfor lave en liste over de virksomheder, vi arbejder sammen med. Det er en masse manuelt arbejde. Shit. Der skal både være navn på virksomheden, telefonnummer og adresse. Så jeg er altså interesseret i at skrælle så meget af det manuelle arbejde som muligt, og kigger derfor på, hvad jeg kan lave som lister.
Jeg tænker altså over, om jeg kan finde noget, som er systematisk for alle virksomhederne, og falder over postnummeret og byen. Et postnummer referer altid til den samme by. Så når jeg skal skrive adressen for vores samarbejdspartnere ned, kan jeg altså spare én af de to. Byen. Den gider jeg ikke skrive. Min liste ser altså sådan ud:
Men selvom jeg ikke gider skrive byen, så skal den alligevel med. Og du tænker nok: “Jamen så skriv da bare bynavnet”. Mit svar er ja, det ville jeg gøre ved en liste på fem virksomheder. Men hvis nu jeg har 20? Eller 50? Eller 1500? Så SKAL min dovenskab tage over, for ellers kommer jeg til at bruge timer på bare at skrive bynavne, som jeg ellers kunne få Excel til at slå op i en liste.
Det, jeg gør i stedet for, er altså at gå på (vores elskede) Google, og søge på postnumre. Hurtigt finder jeg en laaang list over alle de danske postnumre. Tak. Copy. Paste. Og vupti, så skal jeg pludselig ikke skrive et eneste bynavn selv. For at holde skidt og kanel for sig, sætter jeg listen med postnumre ind i et nyt ark (sheet), og døber det noget så numerologisk som “Lister”. (Der var lige et lille aber dabei, som er forklaret i denne video).
Med postnummerlisten på plads kommer den ægte magi. Tilbage i arket med virksomheder markerer jeg den øverste celle, hvor mine bynavne skal stå og dobbeltklikker på FX’et oppe ved funktionslinjen. Excel giver mig nu en “formel builder” – så jeg ikke skal kunne formlen i hovedet. Søg på vlookup og dobbeltklik.
Nu hjælper Excel selv og programmet har beskrivelser med til felterne i Formel Builder. I det øverste felt skal du skrive, hvad det er, Excel skal slå op for dig. I dette tilfælde er det postnummeret, så jeg klikker på det øverste postnummer, “3100” i felt D2.
I næste felt, Table_array, beder Excel mig om at forklare, hvad det er for en liste, jeg gerne vil have den skal slå op i. Det er naturligvis den med postnumre og bynavne. Klik dig ind til denne liste og marker begge kolonner ved at klikke på kolonnenavnene (her A og B).
Excel søger nu efter dit postnummer i den forreste af de kolonner, du har markeret. Vi skal nu fortælle Excel, hvad det så er, vi gerne vil have tilbage, når den har fundet postnummeret i kolonne A. Og Excel skal bruge et tal. Derfor fortæller vi Excel, den skal give os det, der står i den nummer to kolonne i forhold til, hvor tabellen jeg har markeret starter. Altså skriver vi “2” i feltet “col_index_num“.
Inden vi kan trykke på Enter, skriver vi “False” i det sidste felt. I laaangt de fleste tilfælde skal der stå “False” i dette felt, så jeg vil ikke uddybe, hvad det betyder, hvis vi skriver “True”. Det kan du sikkert finde en Youtube-video om.
Vi kan nu lukke vores Formel Builder og se, at Excel har fundet ud af, at postnummeret hører til Hornbæk. Super. Markér Hornbæk-cellen og dobbeltklik på den lille firkant i nederste højre hjørne af den. På den måde fortæller du Excel, at den skal lave samme opslag for alle de øvrige celler nedefter. Skidesmart.
Lidt mere vlookup til dit CRM
Tjek denne video og få inspiration til, hvordan du kan bruge vlookup endnu mere! Eller lær lidt mere Excel-visdom om de geniale pivottabeller her.
