Sidste del af mit mini-excel-kursus for kommunikatører tager fat på den funktion, der måske er min personlige favorit: IF-sætninger. IF-sætninger skal vi kunne, fordi de er grundstenen i at “programmere” i Excel.
(Hvis du lige er kommet til, så læs også Del 1 om pivottabeller og Del 2 om vlookup. Det giver en blødere start.
DEL 3: IF this is true…
Selvom det kan lyde kompliceret med Excel-programmering, og du måske tænker: “Det er sgu ikke for mig”, så giv det alligevel en chance. For en IF-sætning er faktisk ret nem at forstå. Den er nemlig kun bygget op af tre elementer:
- En test
- Et resultat hvis testen lykkes
- Et resultat hvis testen ikke lykkes
Og når vi skriver den, adskiller vi de tre ting med et semikolon. Hvis vi bruger tallene ovenfor som reference, ser det sådan ud:
= if ( 1 ; 2 ; 3 )
Mere er der faktisk ikke i det. Når jeg bruger det i praksis tænker jeg altid sætninger: “If this is true then do this, otherwise do this.”
= if ( this is true then ; do this ; otherwise do this )[/vc_column_text]
OK, og hvad bruger vi så IF-sætninger til?
Jeg bruger if-sætninger til rigtigt mange ting. Jeg har derfor valgt at tage to eksempler med: Ét hvor jeg bruger dem som advarsler, og ét hvor jeg bruger dem til at konstruere standardformularer (fordi jeg er doven og ikke gider bruge tid på at opfinde den dybe tallerken igen og igen)
Opsæt advarsler med IF
Når jeg for eksempel laver en tidsplan for et projekt og skal jonglere med datoer, kommer jeg nemt til at skrive en dato forkert, så deadline fx ligger før starttidspunktet. Lad os kigge på et eksempel:
For at tjekke, om alle datoer giver mening, skriver jeg en If-sætning, der advarer mig, hvis en deadline er placeret før starttidspunktet. Jeg bruger mindre-end tegnet for at finde ud af om slutdatoen er mindre (altså tidligere) end startdatoen:
For at få advarslen skriver jeg:
= if ( D7 < C7 ; “Hov, der er sket en fejl” ; “” )
Byg en formular
En anden ting, jeg bruger IF-sætninger til, er som sagt at lave automatiserede formularer. Når vi starter et nyt projekt op på mit arbejde, er der altid en række standardting, vi skal have styr på, og som vores kunde skal godkende inden, vi går i gang.
Lær også Del 1: Pivottabeller og Del 2: vLookUp!
Den mest overskuelige måde for mig at holde styr på det, er at have det hele skrevet ind i et Excel-ark, hvor jeg kan tjekke af eller notere det, der bliver aftalt. Men når jeg skal sende det til vores kunde, er det måske knap så overskueligt, og der er brug for lidt mere prosa. Derfor bruger jeg IF-sætninger til automatisk at skabe en formular.
Her er et eksempel på en tjeklisten og på, hvordan jeg gerne vil have dokumentet til kunden til at se ud:
Neden for i videoen kan du se, hvordan jeg laver dokumentet.
